Arbeitgeber werden regelmäßig von den Sozialversicherungsträgern geprüft. Bereits seit dem 1. Januar 2023 ist hierbei die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger (euBP) grundsätzlich für alle Arbeitgeber verpflichtend. Statt Ordner zu wälzen, sollen sie die Entgeltdaten direkt elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) schicken. Seit 2025 müssen sogar die Finanzbuchhaltungsdaten über die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) für die euBP übermittelt werden. Die DRV prüft dann softwaregestützt.

Vor Wechsel der Abrechnungssoftware ist Datenübermittlung nötig

Soll die Abrechnungssoftware oder der Steuerberater gewechselt werden, müssen die für die nächste euBP maßgeblichen Daten vor dem Wechsel an die DSRV gesendet werden. Die Übermittlung erfolgt im euBP-Verfahren (eXTra-Standard). Nach dem Wechsel eingetretene Änderungen (Korrekturen, Nachzahlungen) werden als ergänzende Übermittlungen nachgereicht.

Senden Sie die Daten aus dem bisherigen, noch vollständigen System bzw. durch Ihren Steuerberater und legen Sie das Sendeprotokoll und die Annahmequittung revisionssicher ab. Zu senden sind:

• Entgeltabrechnungsdaten (z. B. Stammdaten, Lohnarten, Beitragsnachweise)
• Finanzbuchhaltungsdaten (relevante Konten/Buchungen, Zahlungen)

Hinweis: Bei mehreren Betrieben ist jedes Unternehmen separat zu übermitteln. Bei nachträglichen Änderungen sollten Sie die Reihenfolge der ergänzenden Übermittlungen mit der Prüfstelle abstimmen.

Entgeltunterlagen sind elektronisch zu führen

Seit 1. Januar 2022 sind auch begleitende Entgeltunterlagen elektronisch zu führen (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise der Elterneigenschaft). Zulässige Dateiformate sind PDF sowie jpeg, bmp, png und tiff. Die Unterlagen müssen unveränderbar sein. Eingebettete Inhalte, die später den Dokumentinhalt verändern könnten, sind tabu.

Vorschriften für die Dateinamen:

• max. 64 Zeichen
• keine Sonderzeichen, Umlaute, ß oder Leerzeichen
• namentliche und zeitliche Zuordnung im Namen

Beispiel: Immatrikulationsbescheinigung_Mustermann_Max_WS_2025_2026.

Alternativ ist eine tabellarische Zuordnung zulässig (Dokumentname + Erläuterung in einer separaten Liste).

Bestimmte Dokumente weiter in Papierform aufzubewahren

Zu den seit 2022 elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen gehören auch bestimmte Befreiungs- und Verzichtserklärungen, die die Schriftform, d. h. eine eigenhändige Unterschrift erfordern. Digital ist die Schriftform nur gewahrt, wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) des Ausstellers versehen ist. Fehlt diese bei schriftformbedürftigen Dokumenten, so ist zusätzlich das Papieroriginal aufzubewahren.

Befreiung von der euBP befristet möglich

Für Lohnzeiträume bis 31. Dezember 2026 kann eine Befreiung von der euBP beantragt werden. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn die Umstellung auf die elektronische Führung der Entgeltunterlagen (noch) nicht möglich ist. Spätestens ab 1. Januar 2027 sind alle (neuen) Entgeltunterlagen elektronisch zu führen und schriftformbedürftige Unterlagen müssen dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.

Tipp: Die euBP verlangt neue Arbeitsweisen. Mit ETL PISA und der eLohnakte sind Sie gut auf die euBPvorbereitet. Sollten die Lohnmitarbeiter bislang Akten noch in Papier führen, ist jetzt der ideale Zeitpunkt zum Handeln und zur Umstellung der Lohnbuchhaltung auf die eLohnakte. Ihr ETL-Steuerberater unterstützt Sie gern beim Systemwechsel oder der Übernahme der Gehaltsabrechnungen.