Nicht nur große Unternehmen sind international tätig. Auch viele kleine und mittelständische Unternehmen operieren mittlerweile grenzüberschreitend. Aufgrund der umsatzsteuerlichen Ortsbestimmung ist dabei oftmals gar keine Registrierung zur Umsatzsteuer im Ausland erforderlich.

Die Kehrseite der Medaille: Auch Vorsteuerbeträge können mangels umsatzsteuerlicher Registrierung im EU-Ausland nicht im Rahmen einer Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. der Umsatzsteuer-Jahreserklärung geltend gemacht werden.

Ausweg: Genau in diesen Fällen kommt das Vorsteuervergütungsverfahren innerhalb der Europäischen Union (EU) ins Spiel, um Vorsteuerbeträge im EU-Ausland auch ohne die jeweilige Registrierung im Mitgliedstaat (zumindest teilweise) über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geltend machen zu können.

Vorsteuervergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern

Der Antrag ist in elektronischer Form über das BZStOnline-Portal (BOP) beim BZSt einzureichen. Papieranträge sind nicht zulässig. Jahresanträge auf Vorsteuererstattung können erst ab mindestens 50 Euro Vorsteuer pro Vergütungsstaat gestellt werden. Die konkreten Anforderungen an die Vorsteuervergütung in den einzelnen EU-Staaten können der Präferenzliste entnommen werden, welche das BZSt veröffentlicht hat.

Ausschlussfrist 30. September beachten!

Für alle Länder der Europäischen Union endet am 30. September 2025 die Antragsfrist auf Vorsteuererstattung für das Jahr 2024.

Innerhalb von 15 Tagen entscheidet das BZSt über die Weiterleitung des Antrags an den Erstattungsstaat. Dafür prüft das BZSt, ob

• der Antragsteller im beantragten Vergütungszeitraum zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und
• die im Antrag angegebene Steuernummer/USt-IdNr. dem Antragsteller zugeordnet werden kann.

Lehnt das BZSt nach Prüfung des Antrags die Weiterleitung ab, erhält der Antragsteller einen Bescheid an die im Antrag angegebene Anschrift. So wird ein Antrag beispielsweise nicht weitergeleitet, wenn der Antragsteller im beantragten Vergütungszeitraum

• für Zwecke der Umsatzsteuer nicht als Steuerpflichtiger anzusehen ist,
• die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in Anspruch genommen hat (§ 19 UStG),
• ausschließlich der landwirtschaftlichen Pauschalbesteuerung unterlegen hat oder
• ausschließlich umsatzsteuerfreie Lieferungen/Dienstleistungen erbracht hat.

Tipp: Für Unternehmer, die erstmalig die Vorsteuervergütung im Rahmen des elektronischen Verfahrens beantragen, ist eine Registrierung beim BZSt erforderlich. Diese Registrierung nimmt einige Zeit in Anspruch. Wir empfehlen daher, nicht bis zum letzten Tag zu warten, um eine fristgerechte Antragstellung auf Vorsteuererstattung bis zum 30. September 2025 zu gewährleisten. Für Unternehmen, die bereits am elektronischen Verfahren teilgenommen haben, ist eine erneute Registrierung nicht erforderlich. Weitergehende Informationen finden Sie auf der Website des BZSt.

Hinweis: Vergütungsanträge gegenüber Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittstaaten) sind schriftlich beim BZSt einzureichen. Fristablauf ist hierfür der 30. Juni des Folgejahres. Für 2024 mussten die Anträge also bereits bis zum 30. Juni 2025 gestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass auch Großbritannien aufgrund des Brexits seit dem 1. Januar 2021 als Drittlandsgebiet gilt.

Geschäftsmodelle, die typischerweise vom Vorsteuervergütungsverfahren profitieren

• Beratung / IT / Engineering mit Vor-Ort-Einsätzen
  Erstattungsfähig: Hotel, Verpflegungsnebenkosten (soweit im Erstattungsstaat abzugsfähig), Taxi/ÖPNV, Geräte-Miete, kleinere Zukäufe etc.
• Montage, Inbetriebnahme, Wartung beim Kunden (ohne feste Einrichtung)
  Erstattungsfähig: Werkzeugkauf/-miete, Kraftstoff, (teilweise) lokale Subunternehmerrechnungen, Unterkunft, Maut etc.
• Spedition, Kurier-, Güter- und Personenverkehr mit grenzüberschreitenden Fahrten
  Erstattungsfähig: Kraftstoff, Maut, Vignetten, Reparaturen, Reifen, Pannenhilfe etc.
• Messe-/Aussteller-Teilnahmen (ohne lokalen Ticketverkauf)
  Erstattungsfähig: Standmiete, Strom/Internet am Stand, Auf-/Abbau-Services, Hotel, Bewirtung etc.
• Film-/Foto-/Event-Produktionen “on location”
  Erstattungsfähig: Location-Fees, Requisiten, Mieten, Transport, Unterkunft etc.
• Schulungs- und Trainingsanbieter beim Kunden vor Ort
  Erstattungsfähig: Raummiete, Technik, Hotel/Anreise etc.

Wichtig: Vorsteuerbeträge sind im Vergütungsverfahren nur insoweit erstattungsfähig, wie sie im jeweiligen Mitgliedstaat abzugsfähig sind. Für Pkw-Kraftstoffkosten ist der Vorsteuerabzug beispielsweise in einigen Staaten ganz ausgeschlossen (z. B. Dänemark) oder pauschal begrenzt (z. B. Belgien 50 Prozent, Italien 40 Prozent, Polen 50 Prozent, Frankreich 80 Prozent). Die konkreten Regelungen ändern sich mitunter von Jahr zu Jahr. Insofern ist immer auch eine Detailprüfung beim Vorsteuerabzug im EU-Ausland erforderlich.

Außerdem ist zu berücksichtigen, dass beim Vorsteuervergütungsverfahren keine umsatzsteuerliche Registrierung im jeweiligen Mitgliedstaat erforderlich sein darf. Eintrittsleistungen (z. B. öffentliche Seminare/Ticketverkauf) sind beispielsweise oft am Veranstaltungsort steuerbar und können eine lokale Registrierung auslösen. Das Vorsteuervergütungsverfahren ist dann in diesem Mitgliedstaat nicht anwendbar. Die Vorsteuererstattung erfolgt vielmehr regulär im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen bzw. der Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Ihr ETL-Steuerberater informiert Sie gern über die konkreten Regelungen im jeweiligen Mitgliedstaat und übernimmt für Sie die Antragstellung.