Der morgendliche Kaffee, der Snack vom Buffet, die Tiefkühlpizza für das Abendessen, Milch und Mineralwasser – für Einzelhändler oder auch Gastronomen gehört es zum Alltag, Lebensmittel, Getränke oder andere Waren aus dem Betriebsvermögen für den Eigenbedarf zu entnehmen. All das interessiert aber auch das Finanzamt, denn es handelt sich dabei um sogenannte „unentgeltliche Wertabgaben“, die den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen.

Nach dem Umsatzsteuergesetz ist jeder Unternehmer verpflichtet, alle Entnahmen für außerbetriebliche Zwecke zu dokumentieren. Dabei muss er nicht nur jeden Einzelwert erfassen, sondern auch prüfen, ob die Ware dem Regelsteuersatz von 19 % oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % zuzuordnen ist, die Umsatzsteuer korrekt berechnen und die Entnahme in der Buchhaltung dokumentieren. Das ist ein hoher Aufwand für alltägliche Vorgänge und in der Praxis nur schwer umsetzbar, insbesondere wenn regelmäßig kleinere Mengen für den privaten Bedarf mitgenommen werden.

Erleichterung durch Pauschalen

Um das Ganze etwas zu vereinfachen, können Unternehmer für die Entnahmen auch Pauschbeträge ansetzen. Diese stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich für bestimmte Gewerbezweige zur Verfügung. Diese Werte basieren auf den durchschnittlichen Ausgaben privater Haushalte für Lebensmittel und Getränke und gelten pro Person und Jahr. Sie setzen sich aus einem Teilbetrag mit ermäßigtem und einem mit regulärem Steuersatz zusammen. Für Kinder von 2 bis 12 Jahren ist der halbe Pauschalwert anzusetzen, für Kinder bis 2 Jahre entfällt der Ansatz.

Pauschbeträge 2025

Jahreswerte für eine Person ohne Umsatzsteuer

Hinweis: Für gemischte Betriebe, beispielsweise ein Hotel mit einem Restaurant und einem Café, muss nur der höhere Pauschbetrag angesetzt werden.

Pro & Contra Pauschale

Wer für Entnahmen die Pauschale anwendet, muss keine Einzelaufzeichnungen mehr führen. Der Eigenverbrauch gilt dann als vollständig erfasst. Das Ganze hat allerdings zwei Haken.

Keine Kürzung erlaubt

Individuelle persönliche Ess- oder Trinkgewohnheiten bleiben unberücksichtigt. Auch Krankheit oder Urlaub berechtigen nicht zu Kürzungen der Pauschale. Ein zeitanteiliger Ansatz ist nur zulässig, wenn ein Betrieb nachweislich aufgrund einer landesrechtlichen Verordnung, kommunalen Allgemeinverfügung oder behördlichen Anweisung vollständig geschlossen wird, wie es während des Corona-Lockdowns der Fall war.

Non-Food-Artikel sind nicht erfasst

Ob die Pauschalen auch Non-Food-Artikel umfassen, war lange strittig, denn zum üblichen Warensortiment eines Lebensmitteleinzelhandels gehören durchaus auch Reinigungsmittel und Kosmetika. Explizit ausgeschlossen hatte das BMF aber nur Tabakwaren. Das Finanzgericht Münster und der Bundesfinanzhof hatten daher auch in einem Streitfall zugunsten eines Steuer-pflichtigen entschieden und dem Finanzamt die Schätz-befugnis abgesprochen. Das BMF hat darauf reagiert und in den Vorbemerkungen zu ihren jährlichen Schreiben seit 2023 klargestellt: Die pauschalen Werte berücksichtigen nur das allgemein übliche Warensortiment für Nahrungsmittel und Getränke. Non-Food-Artikel, wie Tabakwaren, Textilien, Elektrogeräte oder Sonderposten sind nicht von den Pauschalen abgedeckt. Sie müssen einzeln aufgezeichnet und versteuert werden.

Hinweis: Für Unternehmen mit regelmäßigem Eigenverbrauch bietet die Pauschalregelung eine deutliche Entlastung. Sie spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit bei Be-triebsprüfungen. Doch Vorsicht: Die Pauschale gilt nur für bestimmte Waren – alles darüber hinaus ist aufzeichnungspflichtig.